Microsoft Entra 與 Outlook 草稿管理說明書

請款估驗範本

在「系統設定 → 上傳系統範本檔 → 請款估驗」上傳或更新 Excel，清單顯示目前使用的完整路徑。聯絡人、電話與手機依範本標記填入。更新後請重新產生廠商請款估驗 Excel；已建立的 Outlook 草稿若需新版附件，請重新建立草稿。本項不新增 Microsoft Entra 或 Graph 權限，不變更 Outlook 授權及附件選擇規則。

HTTPS／NAS 版使用 Microsoft Graph 將郵件存入目前使用者的 Outlook 草稿匣；系統不使用 Mail.Send。Graph 不可用時仍可下載 .eml 備援。

採購線上簽核與通知

採購單紀錄先搜尋再顯示結果，可使用專案編號、專案名稱、單號、人員、廠商及採購／需求日期區間，並下載清單。搜尋區可縮起，離開後清除。點選單號可查看明細、已勾選約定事項、已套用付款文字及全部附件連結，不顯示作業用信件草稿。附件下載依採購或簽核案件權限驗證，不需要額外議價權限。

專案功能管理系統保留「系統管理-採購流程狀態（唯讀）」（procurement_approval_settings），不再允許採購端修改。兩套系統均需更新，等待權限同步並重新登入。工程管理流程編輯者可取消採購流程啟用並勾選紙本模式，儲存且確認推送成功；之後送單直接進入待上傳回簽採購單，進度標示採紙本送簽。既有案件不變。請備份採購中心 data/central_workflow_snapshot.json、data/central_branding_snapshot.json 與採購資料。不需變更 Entra、Outlook 或 Graph 權限。

管理者至「專案工程管理 → 系統管理 → 流程管理」安排依序簽核人員及站內知會人員並啟用流程，儲存後確認推送成功。採購中心將流程、品牌名稱及 Logo 保存於本機；未送達時保留舊版，工程管理每 60 秒重送待同步資料。組織品牌同步只顯示目前品牌，修改請至專案工程管理系統。設定不改動已送簽案件；預設禁止自行簽核，可於工程管理明確啟用例外。原有登入／權限驗證仍可能連工程管理。本次已檢查，無需變更 Entra、Outlook 或 Graph 權限。

通知保存在系統內，登入後可查看未讀通知，開啟頁面時每分鐘更新，亦可手動重新整理。不自動寄送 Email、不要求 Outlook 授權，也不新增 Graph 權限或 Mail.Send。既有廠商信件草稿功能不變。舊版外部簽核完成僅可由管理者登錄；要轉線上簽核，先退回採購待作業再送簽。

簽核進度顯示「舊版案件，尚未派送線上簽核」時，有採購編輯權限的人員可按清單左側「退回修改後重新送簽」。先至工程管理完成流程設定並確認推送成功，再補齊專案、廠商及原稿並重新送簽，此動作不會直接核准。已派送案件可按「查看簽核內容」，由目前指派人員處理。

請備份 data/purchase_approval_settings.json 及 data/purchase_orders.json。部署後由管理者設定實際人員，再用不同帳號驗收送簽、核准、退回與通知。

目前正式設定

Client Secret 的值不得寫入文件、Git、聊天或截圖。建立後應立即保存至系統加密設定；離開 Entra 頁面後不會再次顯示原值。

必要 Microsoft Graph 權限

Outlook 使用 Delegated permissions：User.Read、Mail.ReadWrite、offline_access。若同一應用程式也供 OneDrive 使用，再加入 Files.ReadWrite。

廠商通訊錄已移除舊版 Windows COM／Excel 的「從 Outlook 匯入」、「匯出到 Outlook」及「查看重複資料」功能與專用 API。這不影響詢價、議價、採購單的 Outlook 郵件草稿，也不影響本機相容環境中的獨立「從 Outlook 查職稱」；不需要新增 Microsoft Graph Contacts 權限或重新取得管理員同意。

首次建立與設定

以下依目前 Microsoft Entra 的 Authentication (Preview) 畫面撰寫。新版介面若沒有「新增平台」，直接使用「新增重新導向 URI」。

步驟一：新增應用程式註冊

1. 登入 Microsoft Entra 管理中心。
2. 進入「身分識別」→「應用程式」→「應用程式註冊」，按「新增註冊」。
3. 「名稱」填 VistaLead Procurement Center。
4. 「支援的帳戶類型」選「僅此組織目錄中的帳戶（Single tenant）」，Redirect URI 可先留白，再按「註冊」。

步驟二：記錄兩個識別碼

1. 在應用程式「概觀」複製「應用程式（用戶端）識別碼」，這是 Client ID。
2. 複製「目錄（租用戶）識別碼」，這是 Tenant ID。
3. 不要把「物件識別碼」當成 Client ID 或 Tenant ID。

步驟三：加入 Web Redirect URI

1. 左側按 Authentication (Preview)；部分介面顯示為「驗證」。
2. 在「重新導向 URI 設定」按「＋ 新增重新導向 URI」。若要求選平台，選「Web」。
3. 輸入 https://proc.vistalead-test.com/api/storage/oauth/onedrive/callback。尾端不要加斜線。
4. 「前端通道登出 URL」留白。
5. 「隱含授與及混合式流程」的 Access token、ID token 都不要勾選。
6. 按「設定」或「儲存」，重新讀取頁面後確認 URI 已列在 Web 清單。

步驟四：加入委派權限並同意

1. 左側按「API 權限」→「＋ 新增權限」→「Microsoft Graph」→「委派的權限」。不要選「應用程式權限」。
2. 加入 User.Read、Mail.ReadWrite、offline_access、Files.ReadWrite。User.Read 若已存在，不必重複加入。
3. 不要加入 Mail.Send；本系統只建立草稿，不會代替使用者寄信。
4. 具管理權限者按「代表 vista-lead com 授與管理員同意」，在確認視窗按「是」。若按鈕不可用，交由租用戶管理員執行。

步驟五：建立 Client Secret

1. 左側按「憑證及祕密」→「用戶端密碼」→「＋ 新增用戶端密碼」。
2. 描述填 procurement-center-outlook 或包含建立日期的名稱，到期日依公司政策選擇。
3. 按「新增」後立即複製「值」，不要複製「祕密識別碼」。
4. 記錄 Entra 顯示的精確到期日，不要自行推算。

Client Secret「值」只顯示一次。離開頁面後無法再次查看；不要將值放入文件、Git、聊天、電子郵件或截圖。

步驟六：填入工程採購管理中心

1. 登入 https://proc.vistalead-test.com，進入「系統設定」→「Outlook 草稿授權」。
2. 按「設定 Outlook 應用程式」，展開 Microsoft Entra 應用程式設定。
3. 「OneDrive Client ID」填「應用程式（用戶端）識別碼」。
4. 「OneDrive Client Secret」填新密碼的「值」。
5. 「OneDrive Tenant ID」填「目錄（租用戶）識別碼」。
6. 「Microsoft Entra Client Secret 到期日」填 Entra 顯示的精確日期。
7. 若只使用 Outlook，OneDrive 資料夾路徑可留白，也不必勾選啟用 OneDrive。
8. 按「儲存資料來源設定」。成功後按鈕應從「設定 Outlook 應用程式」切換成「連接 Outlook」。

步驟七：每位使用者連接 Outlook

1. 使用者以自己的採購中心帳號登入，進入「系統設定」→「Outlook 草稿授權」。
2. 按「連接 Outlook」，選擇自己的公司 Microsoft 帳號並接受授權。
3. 返回採購中心後，確認畫面顯示目前使用者已連接。
4. 建立測試草稿，到 Outlook「草稿」資料夾確認收件者、中文主旨、14pt 微軟正黑體內文及附件。
5. 另測試「下載 .eml 備援」可下載及開啟；測試時不要寄送給正式廠商。

管理者設定與個人授權

Client ID、Client Secret、Tenant ID 與 Redirect URI 是全站設定，由管理者設定一次。Outlook 草稿使用 Microsoft Graph 委派權限，每位使用者仍須連接自己的 Outlook 信箱；管理者不能以自己的授權取代其他使用者。

個人授權會依採購中心登入使用者分開保存，不需每天重新連接。同一位使用者只要在系統設定授權一次，詢價、議價及採購功能就會共用相同連線；身分同步前以帳號或 Email 保存的既有授權也會繼續辨識。尚未設定應用程式或目前使用者未授權時，「儲存成 Outlook 草稿」會停用，授權入口統一位於系統設定。

系統設定顯示「尚未設定 Microsoft Outlook 應用程式」時，可按「設定 Outlook 應用程式」，在同一個 Outlook 草稿授權區塊展開 Client ID、Client Secret、Tenant ID 與到期日欄位，不會展開或覆蓋 OneDrive 區塊。儲存後，再按「連接 Outlook」完成個人授權。

系統同步設定

工程管理儲存後推送設定及主檔，採購中心每小時比對版本補同步。登入、權限及查詢使用 NAS 上採購中心自己的副本，不因同步中斷 1 小時或 24 小時而停用；登入工作階段仍為 12 小時。一般設定提供管理者同步狀態及緊急停權。解除本地停權不會增加上游權限。新版廠商副本存在時不再執行舊式背景通訊錄匯入。完全失聯時無法得知上游剛做的停權，必要時須在採購中心緊急停權。

這些同步設定不會改變 Microsoft Entra 應用程式、Microsoft Graph 權限、Outlook 個人授權、OneDrive OAuth 或 Redirect URI，也不需要重新取得管理員同意。

採購單信件與廠商回簽存檔

採購模板支援 {{orderDate}} 訂單日期、{{totalAmount}} 千分位金額、{{currencyCode}} 幣別、{{taxMode}} 稅別、{{mailDate}} 台灣時間草稿日期、{{returnDueDate}} 草稿日期加 3 個工作天。計算不含當天、跳過週六日，未套用國定假日。系統不追蹤 Outlook 實際寄送時間，跨日寄信請重新產生草稿。既有模板須自行插入替代符。

議價帶入附件統一於採購單附件區勾選，與寄信附件雙向連動。詢價、議價及採購的附件清單文字隨勾選更新，保留後方簽名。信件直接附加原始檔案，不再需要 PDF 轉檔；不需修改 Microsoft／Graph 授權與環境變數。

1. 先完成並儲存採購單，再到「採購單附件」按「產生採購單」及「產生廠商請款估驗 Excel」。採購單只產生 Word 原稿，不產生 PDF。
2. 採購待作業可按「上傳修改後原稿」，選擇替換採購單 Word（.docx）或廠商請款估驗 Excel（.xlsx）；送出簽核後不可替換。
3. 「上傳檔案」選檔後顯示待保存附件連結，可先移除；頁面最下方「儲存採購單」一併保存欄位、信件內容、附件勾選與文件資訊。附件按「議價帶入附件：」及「採購單上傳附件：」分組。
4. 產生採購信件草稿前必須填寫專案名稱與專案編號，並先產生採購單。右側草稿提供「縮起」控制。
5. 詢價及議價的掃描按鈕位於「上傳檔案」旁；按下後在視窗勾選文件，再開始掃描。議價清單的草稿請回議價建立按「議價信件草稿預覽」查看。
6. 附件區會列出不可刪除的議價資料附件，以及可刪除的人工上傳附件；寄信前可勾選要附加的文件。
7. 按「產生採購單信件草稿」後，在右側編輯主旨與內文，並於「選擇信件附件」勾選文件，再建立 Outlook 草稿或下載 .eml；左側提供文件產生與上傳，窄螢幕改為上下排列。建立 Outlook 或 .eml 時，直接附加採購單原稿、廠商請款估驗 Excel 與勾選的其他附件，不轉 PDF。
8. 廠商確認並回簽後，在「採購單回簽上傳存檔」區塊上傳 final 採購單。回簽檔獨立保存，不是原始寄出信件的附件。

詢價與議價暫存 .eml

按「儲存詢價信件草稿」或「儲存議價信件草稿」時，系統會以目前編輯的主旨與內容更新同一筆紀錄及暫存 .eml，並在對應紀錄清單提供下載。已有信件內容的紀錄會顯示「帶出信件草稿」，可還原先前只修改一半、尚未寄出的內容繼續編輯。填寫並儲存議價資料後，系統會自動刪除議價暫存檔及連結，避免長期占用空間。

議價的掃描預覽只有在按「掃描產生議價內容」完成後才會自動開啟。保存或產生議價草稿、儲存 Outlook 草稿及下載 .eml 時會保持關閉；成功掃描後仍可按「掃描預覽」自行開啟查看。

若原議價附件路徑已無法讀取，系統仍會保留可下載的郵件主旨、收件者與內文，並在連結旁提示未包含的附件數量。

議價會議紀錄保留可編輯的 Word 原稿；上傳修改後原稿會直接更新。已產生 Word 後可上傳自行轉出的 PDF，PDF 另存於原稿旁、不取代 Word、不自動轉檔；上傳後議價信件附件預設勾選 PDF、取消勾選 Word，後續手動選擇會保存。Outlook 草稿、即時 .eml 與暫存 .eml 只附上當次勾選的版本。已連結詢價或工地多家送件時，文件固定保存於「專案／RFQ編號_設備或品項名稱／廠商名稱」，廠商資料夾不附加系統識別碼。重新產生或保存既有議價時，系統會複製舊受管原稿至正確 RFQ 位置並更新紀錄連結，原檔保留供核對。檔名為「專案編號_議價會議紀錄_廠商名稱_設備或品項名稱_專案簡稱.docx」，專案簡稱取自專案資料管理同步的 project_short_name，不使用專案名稱。上傳限制 25 MB，伺服器檢查 PDF 檔頭與 Word 原稿；Microsoft Entra、Graph、OAuth、環境變數與授權設定無需變更。

瀏覽器直接選擇並掃描的來源檔案可作為當次郵件附件，但只放行系統建立的受控掃描暫存目錄，不允許任意伺服器路徑。

到期前更新

建議在到期前 60 天完成，最晚不要晚於 30 天。

1. 在同一個 Entra 應用程式新增 Client Secret，暫時保留舊 Secret。
2. 將新 Secret 值與新到期日更新到工程採購管理中心。
3. 重新連接一個 Outlook 帳號並實際建立草稿。
4. 確認收件者、中文主旨、14pt 微軟正黑體內文及附件正確。
5. 驗證成功後才刪除舊 Secret，並測試 .eml 備援。

提醒規則

• 有 Secret 但未登錄到期日：立即提醒管理者。
• 90 天內：準備更新提醒。
• 60 天內：警告。
• 30 天內：緊急警告。
• 已到期：顯示失效警告並要求立即更換。

常見錯誤

找不到「新增平台」

新版 Authentication (Preview) 請在「重新導向 URI 設定」按「＋ 新增重新導向 URI」，不需要尋找舊版「新增平台」。

Client Secret 要複製哪一欄

請複製新密碼建立後顯示的「值」，不是「祕密識別碼」。若已離開且看不到「值」，必須新增一組 Client Secret，再將新值與新到期日更新至採購中心。

顯示尚未設定 Microsoft Outlook 應用程式

這代表伺服器讀不到可用的 Client ID 或 Client Secret，不只是個人授權消失。請先由管理者補齊並儲存應用程式設定，再由使用者完成個人授權。

昨天已連接，今天顯示未連接

請確認目前使用同一個採購中心帳號、NAS 仍掛載原本的 procurement_center_data volume、Client Secret 未失效，且 Microsoft 管理員未撤銷同意或 refresh token。顯示「尚未連接目前登入者的 Outlook」時，由該使用者到系統設定重新授權。

AADSTS50011

檢查 Entra「驗證」中的 Web Redirect URI 是否與系統 URI 完全一致，包括 https、網域、路徑及尾端斜線。

使用者無法同意權限

公司租用戶可能禁止一般使用者自行同意。請由具適當 Entra 管理角色的人員檢查 API 權限與同意政策。

Secret 到期或 Outlook 暫時不可用

先下載 .eml 備援，再依更新流程建立新 Secret。只更新同一應用程式的 Secret 時，不需變更 Client ID、Tenant ID 或 Redirect URI。

Outlook 與 .eml 是否會重複建立議價流程

不會。「儲存信件草稿」、「儲存成 Outlook 草稿」與「下載 .eml 備援」都會先保存或更新同一筆詢價或議價中流程紀錄。先後按不同按鈕時會沿用既有紀錄 ID，不會新增重複資料；修改信件或議價會議紀錄後再次操作，則更新同一筆流程與暫存 .eml。

文件不在允許的資料目錄內

舊掃描暫存檔可能在容器重建後不存在，請重新選擇來源檔案並掃描。修改議價會議紀錄時，必須用「上傳修改後檔案」回存系統，不能直接填入使用者電腦上的任意路徑。

安全注意事項

• 使用最小必要權限，本系統不需要 Mail.Send。
• 不要刪除 procurement_center_data volume。
• 更換 Secret 採「先新增、更新、驗證，再刪除舊 Secret」。

說明書維護責任

後續修改 Microsoft Entra、Microsoft Graph、Outlook、OneDrive OAuth、Redirect URI、Client Secret、到期提醒、相關系統設定或 NAS 部署設定時，必須同步檢查並更新本頁及專案內的 Markdown 管理說明書。

若程式異動不影響操作方式，交付時仍須註明已完成文件影響檢查；若缺少 Entra 後台資料或正式站權限而無法更新，必須主動提醒管理者並列出待確認項目。

Microsoft 官方文件

• 新增及管理應用程式憑證
• 新增 Redirect URI
• Microsoft Graph 權限參考
• 更新即將到期的應用程式憑證

採購信件內文的附件清單直接顯示原始副檔名（例如 .docx），不改寫成 .pdf；勾選附件時同步更新內文並保留簽名。

採購單內容的草稿產生區標題為「採購信件草稿」，使用外框線上的標題，並放在「採購單附件」區塊下方；草稿產生方式及產生、預覽按鈕維持原功能。Microsoft Entra、Graph、OAuth 與信件附件行為無變更。

採購待作業的「採購單套表產生文件」新增「上傳自行轉出的 PDF」。須先產生 Word 原稿；PDF 另存於原稿旁，提供預覽／下載，不替換 Word、不自動轉檔。上傳限制 25 MB 並檢查 PDF 檔頭。儲存、重新開啟保留 PDF 連結；重新產生或替換 Word 原稿保留既有 PDF 連結，由使用者自行上傳選擇替換 PDF。信件維持附原稿的既有流程，Microsoft Entra、Graph、OAuth 設定無變更。

「選擇信件附件」上方提供預設勾選的「合併 PDF」。儲存成 Outlook 採購單草稿及下載 .eml 時，後端將已選取的多個 PDF 依附件順序合併為一個附件；未選取檔案不參與，其他格式維持原檔。取消勾選則逐檔附上；只有一個 PDF 時維持原檔。原始檔案不覆寫。加密或無法讀取的 PDF 合併失敗時停止建立草稿，可取消合併或重新上傳檔案。合併使用現有 PDF 套件，無需 LibreOffice；Microsoft Entra、Graph、OAuth 授權與環境變數無需變更。

勾選「合併 PDF」且選取多個 PDF 時，信件編輯區附件清單立即改顯示「專案編號採購單及附件_廠商公司名稱_專案簡稱_設備或品項名稱.pdf」，與實際 Outlook／.eml 附件名稱一致；取消勾選時還原各原始 PDF 檔名，保留其他附件及信件簽名。

規則模板的聯絡人稱呼可使用「{{contactName}} 您好。」或冒號、驚嘆號及無標點寫法。產生信件時移除原稱呼後統一補上一組稱呼，避免姓名重複；不將正文的訂單編號等冒號欄位誤判成稱呼。已有草稿需重新產生或自行修改。Microsoft Entra、Graph、OAuth 設定無變更。